Dez Passos para Organizar um BarCamp

Os 1o passos para organizar um BarCamp listados abaixo foram escritos pela Crystal Williams, e foram traduzidos com algumas liberdades por um blogueiro carioca que está organizando um evento no Rio de Janeiro e que seguiu muitos destes conselhos instintivamente.

1. Admita que você quer organizar um barcamp, apesar de não ter o tempo livre, os contatos certos, ou mesmo qualquer idéia de como vai ser a *sua* sessão. Marque uma data alvo (de 6-8 semanas de distância) depois de checar o upcoming.org por conflitos no mesmo dia. A data pode ser mudada depois se houverem boas razões para isso, mas nenhuma equipe de colaboradores pode decidir melhor do que o que é conveniente e razoável para você. As pessoas vão te perguntar quando vai ser o evento e é muito mais convincente se você puder dar uma resposta direta.

2. Crie o espaço para a colaboração.
* Crie uma página no www.barcamp.org (ou em um wiki hospedado separadamente, se necessário). Veja esta lista de ferramentas wiki e procure conseguir umas extensões de marcação de texto (para estilos básicos de links, listas, imagens e títulos).
As únicas páginas necessárias são: Página Principal, Página de Registro, Página de Planejamento e página de Patrocinadores. Nota do tradutor: Eu acho bem difícil realizar um evento como este sem algum tipo de apoio, mas segundo um dos organizadores, este tipo de evento não deve ter patrocinadores! Assunto para debate nos comentários.
* Crie uma mailing list no google group (ou outra ferramenta) para a colaboração entre os organizadores.
* Prepare um método de coletar e organizar endereços de e-mail. (a autora do texto e o seu grupo usaram uma conta do gmail compartilhada como meio das pessoas se registrarem, uma lista master de endereços de e-mail e uma forma de mandar notícias e lembretes a todos os registrados sem ser nas contas pessoais de e-mail).
* E para terminar, eu recomendo um fazer uma chamada no Skype ou um chat no IRC. É muito útil para colaboração em tempo real sem as dificuldades de marcar reuniões pessoalmente.

3. Crie gráficos interessantes. Crie um logo para o seu Barcamp (seu logo pode ser simples como um tratamento do logo tradicional do Barcamp, ou você pode se divertir com coisas regionais, se o tempo e a criatividade permitirem). Crie sua arte em formato Vetorial em 6-8 polegadas de largura (para as camisetas). Desta versão, crie um versão banner web e um ou dois sabores de botões web (com 170 pixels de largura).

4. Diga aos outros que você está organizando um Barcamp. Isto inclui o seguinte, e mais algumas considerações regionais: Poste seu evento na página principal do www.barcamp.org, linkando para a sua página barcamp.org ou o seu site do evento. Poste o evento no www.upcoming.org. Procure ser linkado (ou melhor, entrevistado) por qualquer publicação local ou online. Contate todos os blogueiros que você conhece, e explique para eles o feijão com arroz do “que é o barcamp?” a data, e o seus botões blog prontos (e para onde linkar). As pessoas vão ajudar muito mais se você facilitar o trabalho. As tarefas acima podem ser feitas em um fim de semana, a não ser que você fique muito exigente com os gráficos ou com o design do site.

5. Faça networks agressivos com as pessoas que responderem aos posts. Crie tarefas rapidamente para aqueles que querem ajudar. Seja direto, aberto, e grato pela ajuda destas pessoas. Permita que as pessoas se auto atribuam tarefas sempre que possível, mas quando necessário, um encorajamento privado ajuda bastante. De qualquer forma, seja honesto, mas palavras gentis podem ajudar a melhorar o problema.

6. Encontre as pessoas certas para as seguintes tarefas:

* Especialista em Patrocinadores: Cria uma mensagem para ser enviada para potenciais patrocinadores, segue as dicas de outros para patrocinadores em potencial, coleta informações, logos (em formato vetorial) e dinheiro dos patrocinadores e também pede as notas fiscais e recibos.

* O Czar da Comida: Claro que não é necessário para um Barcamp, mas é o padrão. Você tem um número de pessoas para alimentar durante 24 horas, incluindo uma festa, um café da manhã básico e um almoço (brunch). É claro que você só pode pagar o que o dinheiro do seu patrocinador permitir. O principal é o café da manhã e o almoço, e depois você pode pagar o que for necessário da festa de inauguração. É melhor manter as comidas simples e boas e ter opções para vegetarianos, e tente não gastar muito. Este vai ser o maior custo do Barcamp.

* O Mestre das T-shirts: Todo mundo adora camisetas, e eles possivelmente são o maior oferecimento aos patrocinadores, já que são um item promocional compartilhado. A camisa básica é o logo do patrocinador na frente, todos os logos dos patrocinadores na parte de trás (com gosto, em uma cor). A variedade de camisas no mercado é enorme, mas as pessoas gostam de produtos de qualidade, com outras cores além de branca e preta, e que sirvam bem. Pode custar um pouco mais, mas colocar algumas camisas para mulheres pode ser uma boa idéia. Tente estar com as camisetas 2 semanas antes do evento, ou no mínimo 10 dias antes. Lembre-se que coisas estranhas podem acontecer na cadeia de produção. Fique em contato com o seu guru das T-Shirts o tempo todo, se você quiser ter as suas camisetas a tempo.

* O Guru Wi-Fi: As pessoas vão querer wi-fi, e podem até precisar disto para alguma apresentação. Para conseguir isto, você vai precisar de uma conexão decente com a internet e muitos roteadores para gerenciar o tráfego. Alguém precisa montar esta rede e mantê-la no ar durante o camp.

7. Encontre um local. Sim, deveria ter vindo antes de todas as outras coisas, mas pode ser que já tenha vindo mesmo. Você vai provavelmente achar o seu local através de um contato com algum organizador ou um participante ativo e empolgado. Se não surgirem outras opções, então agora é a hora de tratar do assunto com seriedade. Escritórios de empresas são locais que parecem ser os mais populares em Barcamps, mas é importante encontrar um local que encaixe bem com o evento. Você vai precisar de um patrocinador de local que realmente “saque” ou entenda o que é o Barcamp e reconheça o que ele vai ganhar de crédito e exposição dos participantes do Barcamp. (Assim, o patrocinador do local deve ter mesmo algo a ganhar da exposição dos blogueiros presentes no Barcamp). Você tem que conseguir este espaço de graça. Sem dúvida ter que pagar por um local para o evento (além de todos os outros custos de seguros e limpeza) é algo no qual você não quer se meter.

8. Depois de conseguir o local, lance os blogs! Crie outros anúncios com a desculpa que a data mudou. Não tenha vergonha disso, achar pessoas certas é a coisa mais importante de organizar um Barcamp.

9. Crie listas de todas as coisas pequenas que você vai precisar: Projetor, papel, marcadores, canetas, crachás, toalhas de papel, sacos de lixo, papel higiênico, detergentes, torradeiras e fornos elétricos para o café da manhã e brunch, porta gelos e latas de lixo e etc. Coloque a lista do wiki e tente conseguir doações de tudo que for possível. Pegar emprestado é melhor do que comprar sempre que possível.

10. Prepare-se para a decolagem: Mande e-mails de lembrete de 3 a 5 dias antes do evento e no dia anterior também. Peça as pessoas para cancelarem a lista se não estiverem vindo. As ausências ficam entre 20 e 30%. Certifique-se de que *você* tenha descansado bem antes do evento. Pelo menos na primeira parte da festa de lançamento, você vai precisar dar uma de anfitrião, fazendo apresentações e tendo certeza de com que você está conversando. Depois disso, quando que a coisa começar de verdade, está fora das suas mãos. Então aproveite bastante!

Notas:

* Logo - Lembre-se que cada cor no seu logo é mais uma tela e um custo para as suas camisetas, que aumenta drasticamente o preço. Pense nisso quando estiver criando o seu logo.
* Encontros de pessoas são super estimados. A não ser que haja a necessidade de trocar experiências de pessoa a pessoa, mantenha o debate online.
* Respeite os seus co-organizadores. Não dá para frisar isto o bastante. Respeite o tempo deles, e fique satisfeito sobre o como eles estão contribuindo para fazer o evento acontecer. Vocês são (nós somos) todos voluntários.
* Se você não é um cara de detalhes, então coloque alguém nesta função.
* Falando de detalhes, não esqueça de colocar várias pessoas encarregadas de lidar com o lixo e manutenção no dia do evento. Eu sei, é chato mas é necessário.
* Não complique demais as coisas. Não deixe que outros compliquem demais as coisas. E isto é surpreendentemente difícil. As pessoas tem várias idéias geniais que eles querem fazer de qualquer forma para tornar o seu BarCamp sensacional. Isso é ótimo, desde que não atrase os organizadores. Tente fazer as coisas que forem absolutamente necessárias. Se você tem um local, comida, patrocinadores etc certos, então tudo bem, deixe as pessoas viajarem nos detalhes.
* Não deixe todas as pessoas lidarem com as finanças. Muito confuso. Crie um esquema com dinheiro vivo ou então uma conta paypal ou não. No final do evento, você não vai querer ficar com dinheiro sobrando. É melhor que as pessoas contribuam com aluguel de cadeiras, refeições, e etc. Nunca toque o dinheiro você mesmo.
* Anuncie as tags oficiais do flickr para todo mundo poder ver as fotos depois.
* Encoraje todo mundo a participar e se manter participando.
* Não fique preguiçoso com a regrad do “todo mundo tem que participar”. O mais importante não é quantas pessoas vão estar lá, e sim a tranferência de conhecimentos. Deixe bem claro que o evento não é só para pessoas técnicas, debates criativos são bem recebidos, desde que tenham sido bem planejados.
* Não se esqueça de encarregar pessoas da montagem do evento e da limpeza posterior. Não hesite em pedir ajuda das pessoas presentes. Divida o trabalho que vai ser muito mais rápido.
* Lembre-se: isso é para ser divertido. Mantenha assim.

Via Clever, Clever Girl.